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UM NOVO TEMPO PARA A CONSULTORIA DE GESTÃO

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UM NOVO TEMPO PARA A CONSULTORIA DE GESTÃO

 

A NECESSIDADE DE ADAPTAÇÃO PROVOCA UMA REVOLUÇÃO NO MODO DE PRESTAR CONSULTORIA

 

Nas comunidades dos profissionais envolvidos com Sistemas de Gestão, muito se tem falado sobre a atual necessidade de realizar auditorias remotas. A maioria dos organismos credenciados de certificação (OCC) desenvolveu e vem aplicando eficientes metodologias para realizar as auditorias de monitoramento periódico, recertificação e, em alguns casos até mesmo auditorias de certificação. Estas atividades possuem nível de eficácia e eficiência muito parecidos com as auditorias realizadas in loco. Em alguns casos é possível afirmar que os resultados são ainda mais positivos, pois o tempo que se economiza ao dispensar as longas providências de logística de auditores e auditados pode ser convertido em horas de trabalho útil e produtivo. Evidentemente a tecnologia tem papel fundamental nesta nova realidade, e o seu emprego garante tanto a objetividade do processo quanto a segurança de que as informações levantadas são confiáveis a ponto de serem consideradas evidências objetivas de auditoria.

 

No entanto, o processo de auditoria é razoavelmente dominado e varia pouco (guardadas as devidas exceções e proporções, claro). Obviamente existe muita diversidade entre organizações, critérios de auditoria (normas de referência), localidade, auditores, ramos de atividade e outras variáveis, mas o processo de auditoria se resume, essencialmente, à preparação, planejamento, reunião de abertura, coleta de evidências, análise, elaboração de relatório e apresentação de resultados (normalmente através de uma reunião de encerramento). A incerteza subjacente à característica amostral que acompanha toda a coleta de dados (documentos, entrevistas, situações, equipamentos) também pode ter um efeito “amortecedor” de eventuais falhas no processo de auditoria, amortecimento que pode ser intensificado pela condescendência (ainda que involuntária) que naturalmente está no ar em tempos de pandemia.

 

 

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Essa reflexão inicial não deve ser encarada como um indicativo de menosprezo ao processo de auditoria. Ele é importantíssimo e tem valor inestimável! A conclusão a que chego é, tão somente, que a transição da atividade de auditoria para um modelo “à distância” ou “remoto” (alguns acham este termo pejorativo) foi bastante natural e sem complexidade excessiva, devido à característica padronizada deste tipo de processo.

 

Já a “remotização” da atividade de consultoria encontra pela frente desafios que processos mais padronizados não enfrentam. Aqui cabe uma ressalva aos serviços de consultoria “de prateleira”, aqueles que já são automatizados e fornecidos através de “robôs” disponíveis em plataformas de internet. Já nos debruçamos sobre este tema no artigo “Certificação em Apenas 1 Mês - Extrema eficiência ou charlatanismo?”, disponível aqui. A discussão que apresentamos no presente texto é sobre a consultoria no estilo taylor made, adequada ao contexto e necessidades das organizações.

 

Existe uma variedade muito grande de serviços que podem ser ofertados nesta categoria. Apenas para citar alguns exemplos, os seguintes serviços fazem parte o catálogo da PM Analysis, e para cada um deles há uma estrutura e fluxo de atividades e informações diferente, demandando também diferentes providências de adaptação:

 

  • Implantação de sistemas de gestão de diversas naturezas (qualidade, meio ambiente, saúde ocupacional, segurança do trabalho, segurança da informação, antissuborno, continuidade dos negócios, etc).

     Etapas básicas típicas

  • Diagnóstico
  • Treinamento da equipe
  • Desenvolvimento e implantação
  • Auditoria Interna
  • Ações corretivas
  • Acompanhamento da auditoria de certificação

 

  • Gestão de Requisitos Legais

         Etapas básicas típicas

  • Levantamento de informações e montagem do bando de dados 
  • Treinamento dos usuários
  • Atualização mensal do banco de dados
  • Avaliação e auditoria de conformidade legal

 

  • Desenvolvimento de Software e Aplicativos de Gestão

        Etapas básicas típicas   

 

  • Coleta de informações
  • Elaboração de escopo
  • Desenvolvimento do software
  • Validação
  • Publicação

 

  • Análises de Riscos (LAIPD, EAR, PGR, AQR, FMEA, BOW-TIE, LOPA, HAZOP, Vulnerabilidade, Sensibilidade, etc)

        Etapas básicas típicas

  • Coleta de informações
  • Execução dos Estudo
  • Validação em Campo
  • Revisão Final e Entrega

 

  • Auditorias, Diagnósticos e Due Diligence (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22301, ISO 19600, ISO 37001, ISO/IEC 27001, ISO 20000-1, ISO/IEC 17025, Resolução CONAMA 306)

        Etapas básicas típicas

  • Preparação
  • Planejamento
  • Abertura
  • Realização da auditoria
  • Elaboração do relatório
  • Encerramento

 

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Para fazer frente à demanda de tão vasta diversidade de atividades, um arsenal não menos complexo de ferramentas deve ser utilizado. Estas ferramentas, usadas para diferentes finalidades, podem tornar o cumprimento das etapas à distância ainda mais eficiente do que seria pelos meios tradicionais. Distante da intenção de fazer qualquer tipo de propaganda, mostro a seguir as que utilizamos mais cotidianamente:

 

  • Ferramentas de reunião à distância (Zoom, Teams, Hangouts, Skype, Webex, entre outras).
  • Compartilhamento de documentos (com cuidados em relação à proteção da informação e confidencialidade).
  • Captação de imagens (drone, smartphone, GoPro, CCTV, etc).
  • Avaliação “teleguiada” (captação de imagens “ao vivo” através de orientações à distância).
  • Utilização de ferramentas de georreferenciamento (Google Earth, AutoCad, ArcGIS, etc).
  • Treinamentos online à distância (ferramentas de reunião) e uso de plataforma EAD.
  • Uso de aplicativos de gestão web based (especialmente o PM Driver), com diversas ferramentas e módulos específicos.

 

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A maioria destas soluções já existia e era utilizada em larga escala, no entanto, na maioria dos casos, era apenas um complemento às tradicionais visitas a campo. A obrigação de respeitarmos a quarentena imposta pela atual condição sanitária mundial nos obrigou a utilizar estas alternativas de fato como ferramentas de trabalho para concluirmos que (adivinhem só) elas funcionam muito bem e substituem com vantagens o método tradicional. 

 

Ainda há atividades que não podem ser realizadas inteiramente à distância (como alguns tipos de auditorias legais, por exemplo), mas a adoção de técnicas de coleta de dados, discussões e apresentação à distância provoca:

 

  • Redução nos custos logísticos.
  • Otimização do tempo dos profissionais (clientes e consultores).
  • Aumento da carga horária real de trabalho (decorrente da otimização apresentada em “b”).
  • Aumento na qualidade de vida de todos os envolvidos.
  • Aumento da familiarização com o ambiente digital e novas tecnologias.
  • Aumento na interação das equipes, já que as medonhas, desnecessárias e intermináveis reuniões presenciais são substituídas por encontros virtuais mais objetivos.

 

Como já concluímos, o mundo pós-pandemia será muito diferente do pré-pandemia. Sem fazer o menor esforço para resistir à tentação do emprego do clichê, toda crise é também uma oportunidade, e devemos aproveitar esta que vivemos para experimentarmos e desenvolvermos novas maneiras de trabalho.

 

Flavio Oliveira, CMC

flavio.oliveira@pmanalysis.com / www.pmanalysis.com.br 



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